Behandling av personuppgifter

 

På Kulturparken Småland AB värnar vi om din personliga integritet och eftersträvar alltid en hög nivå av dataskydd. Här förklarar vi hur vi samlar in och använder din personliga information. Vi beskriver också dina rättigheter och hur du kan göra dem gällande.

Vi vill att du ska känna dig trygg med hur vi behandlar dina personuppgifter. Därför är vi öppna med hur vi samlar in och hanterar den information vi sparar om dig. Du är alltid välkommen att kontakta oss vid eventuella frågor.

Kulturparken Småland AB är ett kommunalt bolag som ägs av Växjö kommun och Region Kronoberg. Det innebär att uppgifter som skickas till oss blir allmänna handlingar, som kan komma att lämnas ut enligt offentlighetsprincipen. Vid varje sådan begäran görs en sekretessprövning i enlighet med offentlighet och sekretesslagen innan utlämnandet görs. Finns grund för sekretess lämnas personuppgifterna inte ut. Så länge det inte har en avgörande betydelse för sekretessbedömningen har vi ingen rätt att efterforska till vem uppgifterna lämnas ut.

 

Personuppgiftsansvar

Kulturparken Småland AB är personuppgiftsansvarig för de behandlingar av personuppgifter som bolaget utför.

Har du frågor om hur vi hanterar dina personuppgifter kan du kontakta vårt personuppgiftsansvarig genom att mejl till:

marianne.nicklasson@kulturparkensmaland.se

 

Vad är en personuppgift och vad är en behandling av personuppgifter?

Personuppgifter är all slags information som kan användas för att identifiera en enskild person. Det gäller till exempel namn, personnummer, adress, e-postadress och telefonnummer. Det gäller också bilder och ljudupptagningar som behandlas i dator som kan vara personuppgifter även om inga namn nämns.

Behandling av personuppgifter är allt som sker med personuppgifterna. Varje åtgärd som vidtas med personuppgifter utgör en behandling, oberoende av om den utförs automatiserat eller ej.

Vi kan komma att behandla dina personuppgifter genom att samla in, registrera, bearbeta och lagra dessa.

 

Vilka personuppgifter samlar vi in och varför?

Här kan du läsa om vilka personuppgifter vi samlar in om dig som besökare, för vilket ändamål, hur vi behandlar dem, vilken laglig grund vi har och hur länge uppgifterna lagras.

 

Informera om vår verksamhet

För att vi ska kunna utföra vårt uppdrag att informera om bolagets verksamhet kan vi komma att behandla uppgift om namn, yrkestitel, kontaktuppgifter, bild, video- eller ljudinspelningar. Informationen kan användas på bolagets webbplatser, sociala medier eller i tryckt material (till exempel nyhetsbrev, broschyrer eller rapporter). Generella bilder ”mingelbilder” används utan att varje enskild person tillfrågas. Detsamma gäller för video- och ljudinspelningar. I de fall enskilda personer står i fokus regleras det via samtycke. För barn upp till och med 15 år sker detta endast med vårdnadshavares samtycke. Uppgifterna lagras till dess att informationen inte längre är aktuell eller behövs om inte annat följer av arkivlagen och offentlighets- och sekretesslagen.

 

Tillgängliggöra våra samlingar

För att vi ska kunna fullgöra vårt uppdrag att förteckna, vetenskapligt bearbeta och tillgängliggöra våra samlingar behandlar vi uppgift om föremålens och arkivens ägarhistorik, proveniens (namn på tidigare ägare och födelseår) och, i viss utsträckning, personbilder i Stiftelsen Smålands museums, Kronobergsarkivets och Svenska Emigrantinstitutets fotosamlingar. Bilder och information om föremål tillgängliggörs på Digitalt museum och arkiven tillgängliggörs på NAD (Nationala arkivdatabasen). Uppgifterna bevaras som en del av det nationella kulturarvet.

 

Hantera pedagogisk verksamhet, visningar och programverksamhet

För att vi ska kunna fullgöra vårt uppdrag att förmedla kunskap inom vårt verksamhetsområde (genom pedagogisk verksamhet, guidade visningar och programverksamhet) behandlar vi uppgift om namn och kontaktuppgifter samt eventuella uppgifter du själv väljer att lämna till exempel om allergier och hälsotillstånd. I de fall fakturering förekommer behandlas även organisationsnummer/personnummer och faktureringsadress. Uppgifterna lagras tills aktiviteten är slutförd eller så länge de behövs för administrativt ändamål. De uppgifter som förekommer på fakturor lagras i minst 10 år.

 

Hantera inbjudningar och deltagande i seminarier, kurser och evenemang

För att vi ska kunna fullgöra vårt uppdrag att förmedla kunskap inom vårt verksamhetsområde och för ett allmänt intresse (genom seminarier, kurser, pressvisningar och vernissager) behandlar vi uppgift om namn och kontaktuppgifter samt eventuella uppgifter du själv väljer att lämna till exempel om allergier och hälsotillstånd. I de fall fakturering förekommer behandlas även organisationsnummer/personnummer och faktureringsadress. Uppgifterna lagras tills aktiviteten är slutförd eller så länge de behövs för administrativt ändamål. De uppgifter som förekommer på fakturor lagras i minst 10 år.

 

Hantera deltagande i tävlingar och medskapande i utställningar

För ett allmänt intresse och för att kunna fullgöra vårt uppdrag att förmedla kunskap och tillgängliggöra våra samlingar kan vi komma att behandla kontaktuppgifter och i förekommande fall bild i samband med deltagande i tävlingar eller medskapande genom interaktiva digitala lösningar i utställningar. Uppgifterna lagras tills aktiviteten är slutförd eller då uppgifterna är inaktuella.

 

Hantera förfrågningar och serviceärenden

För att vi ska kunna utföra vårt uppdrag och besvara frågor kring vår verksamhet, hantera serviceärenden och förfrågningar behandlar vi uppgift om namn, kontaktuppgifter och din korrespondens för den som frågar (via telefon, e-post, synpunktsformulär eller i digitala kanaler inklusive sociala medier). Uppgifterna lagras till dess att ärendet har avslutats. Om förfrågningen är av sådan art att den registrerats i bolagets diarium lagras uppgifterna i enlighet med arkivlagen och offentlighets- och sekretesslagen.

 

Informera genom utskick

För att vi ska kunna skicka ut nyhetsbrev och pressmeddelanden behandlar vi uppgift om mottagarens namn och e-postadress. Behandlingen förutsätter samtycke från mottagaren och samtycke kan när som helst återkallas. Uppgifterna lagras till dess att mottagaren inte längre önskar ta emot utskicken eller informationen inte längre är aktuell eller behövs.

 

Informera till särskilda intressenter

För att kunna informera om vår verksamhet till särskilda intressenter och som omfattas av till exempel bolagets nätverksarbete, behandlar vi uppgift om namn och kontaktuppgifter. Behandlingen förutsätter samtycke från mottagaren och samtycke kan när som helst återkallas. Uppgifterna lagras till dess att mottagaren inte längre önskar ta emot utskicken eller informationen inte längre är aktuell eller behövs.

 

Köp av varor och biljetter

För att kunna fullgöra avtal vid beställning och köp av vouchers, e-biljetter, publikationer, varor från museibutiken behandlar vi uppgifter om namn, kontaktuppgifter, betalnings- och köpinformation. Uppgifterna lagras till dess att köpet har genomförts inklusive betalning och leverans. Därefter i syfte att kunna hantera eventuella reklamations- och garantiärenden. De uppgifter som förekommer på fakturor lagras i minst 10 år.

 

Hantera bokning av lokaler i samband med konferenser

För att vi ska kunna fullgöra avtal om uthyrning av lokal behandlar vi uppgift om namn, kontaktuppgifter, organisations-/personnummer och faktureringsadress för den som bokar. Uppgifterna lagras tills dess att tjänsten är slutförd med undantag för uppgifter som förekommer på fakturor vilka lagras i minst 10 år.

 

Hantera bokning av Ångaren Thor

För att vi ska kunna fullgöra avtal om uthyrning av Ångaren Thor behandlar vi uppgift om namn, kontaktuppgifter, organisations-/personnummer och faktureringsadress för den som bokar. Uppgifterna lagras tills dess att tjänsten är slutförd med undantag för uppgifter som förekommer på fakturor vilka lagras i minst 10 år. Vi använder en extern systemleverantör för biljetter till Ångaren Thor.

 

Rekrytera personal

För att vi ska kunna tillsätta lediga tjänster och fullgöra vårt uppdrag behandlar vi uppgift om sökandens namn, kontaktuppgifter, CV och personligt brev, personnummer och i förekommande fall bild. Uppgifterna lagras i minst två år efter det att beslut om anställning vunnit laga kraft. Vid samtycke sparas uppgifterna i upp till ett år för eventuell matchning med andra roller.

 

Upphandling

För att vi ska kunna fullgöra vår rättsliga förpliktelse och ta emot anbud vid upphandling av varor och tjänster behandlar vi uppgift om namn, personnummer, kontaktuppgifter, i förekommande fall foto och utbildningsbevis/betyg, certifikat, intyg, CV. Personuppgifterna bevaras fram till de vid eventuell överprövning fallit. Vid en eventuell överprövning behöver bolaget ha tillgång till samtliga uppgifter som skapats under upphandlingsprocessen. Uppgifterna lagras i enlighet med arkivlagen och offentlighets- och sekretesslagen.

 

Behandling av personuppgifter vid kamerabevakning

Kulturparken Smålands lokaler kamerabevakas som en del i säkerhetsarbetet. Personuppgifterna behandlas som en del i utförandet av en uppgift av allmänt intresse. Inspelat material lagras i maximalt 30 dagar från inspelningsdatum och raderas sedan. Vid en eventuell polisutredning kan en del av inspelat material sparas så länge det är nödvändigt.

De som kan få del av personuppgifterna är särskilt anställda på Kulturparken Småland och andra som behöver få dem för att hantera en eventuell säkerhetsincident.

 

Hur skyddas dina personuppgifter?

Vi vidtar åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter alltid är skyddade hos oss och att behandlingen sker i enlighet med gällande dataskyddsregler och våra interna riktlinjer och rutiner. Endast de personer som faktiskt behöver behandla dina personuppgifter, för att vi ska kunna uppfylla våra angivna ändamål, har tillgång till dem.

 

Hur hanterar vi personnummer?

Vi kommer bara att behandla ditt personnummer när det är klart motiverat med hänsyn till ändamålet, nödvändigt för säker identifiering eller om det finns något annat beaktansvärt skäl. Vi minimerar alltid användandet av ditt personnummer i så stor utsträckning som möjligt genom att, i de fall det är tillräckligt, istället använda ditt födelsenummer.

 

Vad har du för rättigheter om vi har dina personuppgifter?

Du har rätt att begära ett registerutdrag och få en kopia på eventuella personuppgifter som finns registrerade hos oss, tillsammans med information om hur de hanteras. Genom att ansöka skriftligen och vara undertecknad av den sökande själv. Det innebär att ansökan måste göras på papper (epost godtas inte). Det går också bra att skicka ett rekommenderat brev till oss. Ange ditt fullständiga namn, personnummer samt kontaktuppgifter.

Posta brevet till:
Kulturparken Småland AB

Södra Järnvägsgatan 2

352 29  VÄXJÖ

 

Du har rätt till ett gratis registerutdrag per år. Svaret skickas skriftligen per post till din folkbokföringsadress, inom en månad.

 

Registerutdrag för barn

När det gäller barn under 15 år, som inte kan förväntas förstå vad det innebär, ska vårdnadshavaren/vårdnadshavarna istället göra beställningen. Vill du/ni som vårdnadshavare ha ett registerutdrag för ditt/ert barn behöver du/ni skriva under ansökan. Svaret skickas skriftligen per post till barnets folkbokföringsadress.

Rättelse, radering eller begränsning

Du har rätt att begära rättelse av uppgifter som du anser felaktiga, ofullständiga eller missvisande och rätt att begränsa behandlingen av personuppgiften till dess att den är rättad. I vissa fall har du även rätt att få dina personuppgifter raderade. Rätt till radering av uppgifter gäller inte om behandlingen av uppgifterna används för att Kulturparken Småland AB ska kunna utföra sitt uppdrag eller uppfylla en rättslig förpliktelse (till exempel arkivlag), myndighets- eller domstolsbeslut eller det allmännas intresse. Du kan när som helst dra tillbaka ditt samtycke för vår behandling av dina personuppgifter, vilket i så fall gäller behandling av personuppgifter från och med tidpunkten då samtycket dras in.

 

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Vi sparar aldrig dina personuppgifter längre än vad som är nödvändigt för respektive ändamål. Se mer om de specifika lagringsperioderna under respektive ändamål.

Från vilka källor hämtar vi dina personuppgifter?

Utöver de uppgifter du själv lämnar till oss, eller som vi samlar in från dig utifrån dina köp och hur du använder våra tjänster, vi kan då samla in från någon annan (s.k. tredje part).

De uppgifter vi samlar in från tredje part är följande:

  1. Adressuppgifter från offentliga register för att vara säkra på att vi har rätt adressuppgifter till dig.
  2. Uppgifter om kreditvärdighet från kreditvärderingsinstitut, banker eller upplysningsföretag

Vi kan också komma att samla in personuppgifter i samband med dokumentation av vår verksamhet och våra evenemang. De uppgifter vi samlar in då är fotografier, ljud och videoupptagningar.

 

Frågor och klagomål

Om du har några frågor om behandlingen av dina personuppgifter är du välkommen att kontakta oss.

Om du inte är nöjd med det svar du får från oss har du rätt att lämna ett klagomål till tillsynsmyndigheten Datainspektionen.